10 estratégias para poupar tempo
Conversamos com organizadores profissionais e outros especialistas para encontrar as melhores formas de poupar tempo para ajudá-lo a aproveitar melhor cada hora do seu dia. Tudo o que você tem que fazer é encontrar 5 minutos para ler este texto.
[10 estratégias para poupar tempo]
Simplesmente não existe tempo suficiente em um dia e, a menos que criem um dia com 26 horas, não há muito o que fazer quanto a isso. Ou há? Consultamos organizadores profissionais (sim, existe quem trabalhe com isso) e outros especialistas para encontrar as maneiras mais eficazes de economizar tempo.
1. Faça um estoque em sua mala de viagem
Mesmo quando não estiver viajando, “encha sua nécessaire com os itens que costuma usar de manhã, assim terá tudo separado e disponível”, diz Standolyn Robertson, ex-presidente da Napo, sigla em inglês para Associação Nacional de Organizadores Profissionais, nos EUA. “Tire a mala do armário, use-a e depois guarde no mesmo lugar. Sua bancada ficará arrumada.”
Tempo economizado: 3 minutos
2. Programe a cafeteira elétrica
“Programe sua cafeteira elétrica para começar a passar o café alguns minutos antes de você se levantar”, diz Robertson. “Dessa forma, você não vai desperdiçar tempo esperando ficar pronto, ou, se costuma tomar café fora, prepará-lo com antecedência em casa vai evitar que fique 10 minutos esperando na fila.” Além disso, comendo em casa, as chances de fazer uma refeição balanceada são maiores, em vez de ceder às tentações oferecidas pelo atendente.
Tempo economizado: 8 minutos
3. Exercite-se de manhã
Se o seu corpo costuma reagir bem à prática de atividades físicas pela manhã, então seja mais ativo nesse horário. Ao se exercitar nas primeiras horas do dia, você ganha mais tempo no horário de almoço do trabalho ou depois do expediente, além de começar o dia mais animado.
Tempo economizado: 30−60 minutos
4. Tenha um guarda-roupa prático
Escolher o que vai vestir na noite anterior é uma atividade simples que poupa tempo, mas que levará alguns minutos. Por isso, Robertson recomenda ter peças coringas disponíveis sempre: “Tenha uma conjunto básico específico para cada ocasião: reuniões de negócios, dias casuais e baladas. Assim não perderá tempo procurando essas peças no meio de suas roupas.”
Tempo economizado: 3 minutos
5. Coloque mais objetos úteis em sua mesa
Pode parecer contraditório quando estamos falando de remover os excessos e de se organizar, mas faz sentido. Se costuma usar o grampeador 10 vezes por dia e está sempre abrindo a gaveta da sua mesa para procurar, usar, colocar de volta no lugar e fechar a gaveta, muito tempo é desperdiçado, diz Davidson. Em vez disso, deixe os objetos que utiliza com frequência sobre a mesa, mantenha alguns itens essenciais em sua gaveta e livre-se do restante.
Tempo economizado: 3 minutos
6. Leve seus colegas de trabalho para suas respectivas salas
Se perceber que está sendo interrompido várias vezes, Robertson sugere a relocação. “Indo até as salas de seus colegas, você está tomando o controle da situação, porque poderá sair e voltar a trabalhar quando quiser.”
Tempo economizado: 10 minutos
7. Saia do e-mail
Todos os especialistas admitem: é possível checar menos o e-mail pessoal do que realmente fazemos. Reduza pela metade as leituras das mensagens recebidas, responda a cada uma especificamente e delete. “Comece com uma caixa de e-mail lotada e faça uma das três coisas com cada texto: responda imediatamente e exclua, veja se é possível passar a responsabilidade para outra pessoa, ou, se for tomar muito do seu tempo, reserve um período do dia em seu cronograma de tarefas para responder à solicitação”, sugere Don Wetmore, presidente do Productivity Institute.
Tempo economizado: 30 minutos
8. Nomeie as pastas objetivamente
“Quando nomear uma nova pasta, pergunte-se ‘Onde eu procuraria por ela se estivesse precisando?’, em vez de ‘Onde devo arquivar esta pasta?’”, recomenda Carol Halsey, fundadora da Business Organizing Solutions. “Se não for possível encontrá-la em 15 segundos, está gravada no local errado.”
Tempo economizado: 3 minutos
9. Evite a secretária eletrônica
“Quando estiver deixando uma mensagem no seu aparelho, sempre avise o melhor horário para falar com você. Assim, não terá recados em sua secretária eletrônica e poupará tempo”, afirma Halsey.
Tempo economizado: 4 minutos
10. Mantenha os itens similares juntos
“Demarque sua cozinha (e outras partes da sua casa) de forma que todos os objetos afins fiquem juntos”, sugere Robertson. “Se deixar os alimentos do café da manhã próximos, você verá o que tem e ficará mais suscetível a fazer escolhas saudáveis.” Isso também poupará um tempo angustiante procurando aquela lata de leite que está guardada em algum lugar.
Tempo economizado: 5 minutos